Sind Thema und Fragestellung einer Arbeit umrissen, gilt es, die relevante Sekundär- und Primärliteratur zu finden. Aus dem Gesamtbestand der weltweit vorhandenen Texte (Quellen, Publikationen etc.) müssen diejenigen herausgefiltert werden, die möglichst gut zu Thema und Fragestellung passen. Die Zusammenstellung sollte möglichst umfassend und vollständig sein.

Die Fortschritte des Informationszeitalters sind Fluch und Segen für diesen Prozess. Weltweite Netzwerke wie das Internet bieten Zugang zu einer Fülle an Informationen und Recherchevarianten - deren enormer Umfang jedoch auch abschrecken kann. Es gilt, eine Strategie zu entwickeln, die die Stärken des Informationszeitalters nutzt, ohne sie zu Schwächen zu verwandeln.

Der erste Schritt zu diesem Ziel ist die Herausarbeitung von Schlagworten als Grundlage für die Suche. Danach werden Informationen über geeignete Suchplattformen herangezogen. Google und Bing mögen allgegenwärtig sein - durch ihre kommerzielle Ausrichtung eignen sie sich jedoch nur bedingt für eine fachthemenspezifische Suche nach wissenschaftlicher Literatur. Besser geeignet sind wissenschaftliche übergreifende und/oder diszplinenspezifische Literaturdatenbanken, in denen Alt- und Neupublikationen zu dem/den berücksichtigen Fachbereich(en) zusammengestellt werden. Trotz dieser Ausrichtung sollte die Recherche nicht mit diesen Plattformen enden - denn jede Datenbank ist nur so vollständig wie der Satz der eingegebenen Daten. Es gilt, nach zusätzlichen Möglichkeiten zu suchen.

Nach ihrer Bearbeitung muss genutzte Literatur in den wissenschaftlichen Apparat der jeweils genutzten Publikationsmedien eingebunden werden. Kurzzitate im Fließtext, in Fuß- oder Endnoten müssen im abschließenden Literaturverzeichnis aufgelöst werden. Bei einführenden Texten sollte dieses eine repräsentative Auswahl an Literatur enthalten, die an die Zeilgruppe der Leserschaft angepasst ist. Je nach Fachbereich, Thema und Fragestellung kann im Literaturverzeichnis zwischen Primär- und Sekundärliteratur unterschieden werden.

Neben einer zielgerichteten Konzeption und Organisation ist das Einhalten der formalen Regeln für das Abfassen von Kurzzitaten und Literaturverzeichnissen von entscheidender Bedeutung. Oft bestimmen HerausgeberIn(nen) und/oder Verlage die formale Gestaltung bibliographischer Einträge. Ist die Form frei wählbar, sollte ein Format gewählt werden, das dem/der interessierten LeserIn die zentralen Angaben zur Literatur gut verständlich vor Augen führt. Idealerweise werden die aktuellen und später erwartbaren Formalia bereits bei der Erfassung der Literatur berücksichtigt.

Nehmen Ausmaß und Umfang der berücksichtigten Literatur zu, besteht das Risiko, dass das Wiederfinden bereits erfasster Titel in der eigenen Bibliographie einen hohen Zeitumfang einnimmt. Davon betroffen sind insbesondere Großprojekte mit drei- bis vierstelligen Zahlen an berücksichtigten Werken.

Um ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen, sollte die Literatur bereits bei ihrer Erfassung geordnet und strukturiert klassifiziert werden. Werden mehrere (Unter-)Themen, Fachrichtungen, Textarten etc. berücksichtigt, könnten sich diese bei der Literaturerfassung in einer Ordnungshierarchie widerspiegeln. Sind mehrere Zuordnungen möglich, helfen Verlinkungen bei dem Herstellen von Bezügen. Eine sinnvolle Verschlagwortung und Anmerkungen zu den erfassten Texten erleichtern das schnelle und effiziente Auffinden bearbeiteter Literatur und kann beim Herstellen von Bezügen unterstützen.

Bei der Konzeption einer Ordnungshierarchie sollte auf die Bedürfnisse der eigenen Arbeit geachtet werden. Das Ausrichten an anderweitig gebrauchten Strukturen ist wenig hilfreich, wenn sie das eigene Arbeiten erschweren. Die Entwicklung und Dokumentation von Strategien zur Ordnung und Klassifikation von Texten unterstützt effizientes Arbeiten. Genormte Schlagworte, deren Kanon bei Bedarf erweitert werden kann, garantieren auch bei mehreren MitarbeiterInnen die Auffindbarkeit der gesuchten Texte.

Literaturverwaltungssoftware ist ein essentielles Hilfsmittel zur effizienten Organisation und Verwaltung von Primär-, Sekundärliteratur und Objektquellen. Kommerziell erwerbliche und frei verfügbare Programme ermöglichen einen schnellen Einstieg und eine breite Anwendung der Softwarelösungen. Bibliographische Angaben können in vorgefertigte Felder eingetragen, gespeichert und durch lokale und/oder Online-Backups gesichert werden. Bibliotheken, Ordnerstrukturen, Schlagwortfelder und Verlinkungsmöglichkeiten erleichtern die Organisation. Durch voreingestellte Exportformate lassen sich Zitationen in vielen gängigen Formaten mit einem Klick erzeugen und exportieren. Fehlt das gewünschte Format, lässt sich dieses mit wenig Aufwand erstellen und in die Software einspielen.

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine eigene Literaturverwaltungssoftware zu entwickeln. Sollen beipielsweise Kunstwerke und/oder historische Artefakte erfasst werden, sind die standardisierten Eingabemasken oft nicht ausreichend, um den Bedürfnissen der jeweiligen Fachdisziplin gerecht zu werden. Einige quelloffene Programme bieten die Möglichkeit zur modularen Erweiterung. Ist eine solche nicht vorhanden oder das Angebot nicht ausreichend, muss in Einzelfällen eine eigene Lösung entwickelt werden. Je nach Anforderung kann diese als Datenbank gestaltet werden oder als Individualsoftware ein erweitertes Funktionenspektrum zur Verfügung stellen.